Procesos digitales para aumentar tu productividad

Si tienes un método de trabajo, has definido objetivos e identificado las tareas para alcanzarlos, estás cerca de digitalizar el proceso para conseguir escalar el negocio de forma productiva.

Si algo se repite en el tiempo, hay que transformarlo en un proceso y hacerlo cada día mejor.

El tiempo es el bien más preciado

El tiempo es la herramienta más limitada, por lo que su gestión es esencial para la productividad.

Si no planificas tu trabajo, planificas tu fracaso

Fuente: El árbol de las ventas

Distinguimos tres tipos de tiempos en la agenda de un profesional, enfocado a las ventas y la relación con los clientes:

  • Tiempo productivo: en interacción con los clientes, sea una reunión online o presencial
  • Tiempo indirectamente productivo: prospección y llamadas para agendar reuniones con los contactos.
  • Tiempo improductivo: el resto.
trabajo en equipo

Entrenamiento para conseguir Disciplina

Se requiere de mucho entrenamiento con Repetición para conseguir que la tarea se convierta en un hábito.

Hay tareas productivas y otras de escaso valor, relacionado con los tiempos productivos o no productivos.

Las tareas principales del profesional son localizar, adquirir/captar, gestionar y enseñar.

Son tareas que se pueden hacer a diario, con una correcta gestión del tiempo y con ayuda de herramientas que recuerden esas tareas, realicen algunas de forma automática y valoren el resultado.

Las tareas relacionadas con la prospección, con usuarios que están en una fase inicial de su proceso de compraventa (o en la parte alta del funnel de ventas), pueden automatizarse, si previamente se ha establecido un proceso para ejecutarse de forma sistemática, repetida.

Esto es lo que se llama habitualmente “captación en automático“.

Esa gestión de actividades, con ayuda de un proceso y de herramientas que repitan tareas, permiten controlar las actividades y comprobar si están orientadas a la consecución del objetivo, medible por número de captaciones, conversiones, ventas y/o renovación de contratos.

Sistema de Puntuación y Lead Scoring

El Lead scoring es un sistema para evaluar la idoneidad de los prospectos y el porcentaje de éxito para que se conviertan en clientes. En función de parámetros de actividad, se determina el interés y motivación del contacto para adquirir o contratar un producto o servicio.

Se puede programar para que de forma automática, se indique esa probabilidad para cada uno delos prospectos.

El Sistema de puntuación de actividad de un profesional, relacionado con la realización de sus tareas principales:

  • Investigación del mercado
  • Valoración de propiedades
  • Presentaciones realizadas
  • Exclusivas captadas / renovación de contratos
  • Reuniones con propietarios
  • Citas para enseñar propiedades
  • Reservas conseguidas con compradores
  • Firma de arras / escrituras en notaría

Al igual que el lead scoring, el sistema de puntuación puede registrarse en medios digitales; desde un excel, a un sistema que permita entradas de información por parte varias personas e inputs desde otros sistemas, para poder generar un resultado con toda la información procesada; si, estamos hablando de aplicar inteligencia artificial y big data a procesos inmobiliarios.

nello dangelo
Nello D’Angelo en una ponencia. En primer término, uno de sus libros “El árbol de la ciencia”

Embudo de comunicaciones

El funnel de ventas tiene como objetivo la conversión de personas que no nos conocen, a clientes.

Lo relevante de un sistema como el embudo, es que se inspecciona el recorrido del cliente en su proceso de compraventa, para detectar qué problemas y necesidades tiene en cada etapa.

Este ejercicio de reflexión ayuda a descubrir diferentes hitos que hacen que el usuario siga el proceso o que se encuentre barreras que nadie el ayude a superar.

Me gusta renombrarlo como “embudo de comunicaciones”, porque es un sistema de principio a fin, en el que debemos analizar todas las fases, para evitar que tengamos una entrada importante de contactos en la parte superior, pero que no canalicemos hacia la conversión en las siguientes fases.

Es un sistema que aplica al cliente que hemos analizado, en cada etapa; es decir, podemos incluir al usuario que está en la etapa inicial de reconocimiento, en la que está buscando información genérica, antes de optar por seguir adelante.

Pero también podemos conseguir atraer la atención de alguien que haya superado esa fase de investigación, que esté considerando distintas soluciones y que incluso haya decidido tomar una dirección, pero que, dándose cuenta del error, esté decidiendo una alternativa.

En el caso de los propietarios que quieren o necesitan vender, puede darse el caso de que hayan decidido ponerlo a la venta por su cuenta.

Lo más probable es que su precio de salida no sea correcto y no consiga respuesta de los compradores. O si la consigue, la gestión de contactos poco cualificados le suponga un gran esfuerzo, por no hablar de la negociación. Seguramente no haya tenido en cuenta la documentación necesaria para la venta, ni haya dado valor a su propiedad con técnicas de home staging, fotografía profesional, video y tours virtual.

En ese momento, volverá a explorar opciones para contratar a un experto que le guíe en el proceso, por lo que la información que ofrezcamos en el embudo de comunicaciones, tiene que abarcar todas las fases.

El objetivo es siempre que el consumidor entienda la complejidad del proceso y que decida, por su propia voluntad, consultar directamente y agendar una reunión.

Procesos digitales

Cuando hay varias personas que intervienen en un proceso, cada una de ellas está especializada en una o varias actividades, que deben coordinarse para alcanzar el objetivo general.

Esa es la razón por la que los procesos deben estar disponibles para todo el equipo, que puedan actuar de forma ordenada, con los recursos necesarios y consultar el estado de sus progresos individuales y colectivos.

Si tienes claro el proceso en tu negocio, lo has plasmado en un Business Plan, en una hoja de cálculo o en un flujo de tareas dibujado como mapa mental, puede digitalizarlo.

Las ventaja de la digitalización son:

  • escalas la información a todo el equipo,
  • puedes otorgar permisos para que participen,
  • se siguen unas reglas definidas (pero modificables),
  • sistematizas las tareas, tanto su lanzamiento, recordatorio como ejecución,
  • recibes información del estado de las tareas al momento,
  • generas un informe para la visión global del proyecto.

Consigue más tiempo productivo dejando que procesos automaticen tareas básicas y que la comunicación con los usuarios > contactos > clientes sea adecuada a su situación: relevante para su fase en el camino de compraventa.

Deja que sea el usuario el que decida el momento apropiado para contactar contigo, poniéndoselo fácil para descubrir que eres la mejor opción para conseguir su objetivo.

Puedes ver una charla sobre “procesos digitales para aumentar tu tiempo productivo“, junto con Nello D’Angelo:

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