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Herramientas de gestión de contactos: Desarrollarlas internamente, con un proveedor, o incorporar una solución del mercado

¿Qué herramienta usas para la gestión de tus contactos?

Hay empresas que prefieren dedicar tiempo en desarrollar internamente una solución que se adapte completamente a sus procedimientos.

Otras contratan con proveedores especialistas, el desarrollo de una solución a medida.

Y hay quienes incorporan soluciones estándar, en algunas ocasiones, adaptadas a su sector de actividad.

Herramientas de gestión de relación con los contactos: CRMs.

En el sector inmobiliario hay soluciones verticales de gestión de contactos inmobiliarios, adaptadas a la actividad de cada rama de actividad, herramientas de gestión específicas para los procesos de agencias inmobiliarias, promotoras inmobiliarias, consultoras, servicers,…

Sin embargo, la forma de trabajar de cada empresa es distinta y las soluciones del mercado no llegan a ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse a las necesidades de cada negocio.

De hecho, es la empresa la que termina por adaptarse, adoptando los mecanismos de la herramienta para mecanizar los datos y gestionar las tareas. Su procedimiento queda relegado a un segundo plano, para facilitar la tarea de los comerciales en función de la forma de hacer de la tecnología.

El proceso de relación con los clientes, es parte fundamental de toda empresa. El CRM debería adaptarse, para recoger los datos que cada negocio considera relevantes, lanzar notificaciones internas, comunicaciones a contactos y extraer informes de una forma totalmente personalziada.

Por ese motivo, hay inmobiliarias que se plantean, más allá de contratar una licencia de un software estandar, qué desarrollar internamente y qué externalizar, para dejar en manos de especialistas, el desarrollo tecnológico que permita seguir el procedimiento comercial de la empresa.

Soluciones desarrolladas “in house”

Estos desarrollos son los que la empresa realiza, para sus propios sistemas, con sus programadores y analistas. Es la forma más personalizada de crear herramientas, de responder a las necesidades específicas, pero requiere recursos de personal cualificado, solo al alcanza de empresas con alta facturación.

Esta tecnología propietaria, se necesita cuando no hay en el mercado soluciones específicas ni experiencia suficiente como para dejarlo en manos de terceros.

La empresa elige a su equipo de desarrollo interno para realizar un conjunto específico de tareas. Cada miembro de dicho equipo debe cumplir un propósito específico y trabajar juntos para alcanzar sus objetivos.

Reunir un equipo interno de desarrollo es un proceso largo, pero se consigue un equipo de trabajo comprometido, con el que se pueden lanzar nuevos proyectos, alineados con los procedimientos de la empresa.

Ventajas

Pleno control

Se capacita al equipo desde cero, asegurándose de que sepan exactamente cómo usar las herramientas a su disposición para desarrollar software de acuerdo con la filosofía de la empresa.

Como miembros permanentes de la empresa, los desarrolladores internos son más conscientes de sus necesidades y pueden adaptarse a ellas a medida que pasan de una tarea a otra mucho más rápido que cualquier especialista externo. Esta compatibilidad se denomina “ajuste cultural”.

Comunicación directa

Dado que los desarrolladores internos trabajan directamente en la sede de la empresa, interactuar con ellos cara a cara es más fácil, así como implementar cambios inesperados en el proyecto más rápido y eliminar cualquier error.

Selección de os miembros del equipo

Debido a que un miembro del equipo interno tiene mayor compromiso que un desarrollador externo, es probable que dedique más tiempo a encontrar al candidato adecuado. Esto puede extender un poco el proceso de contratación. Como resultado, la persona que termine agregando a su equipo probablemente se ajuste mucho mejor al puesto que desea desempeñar.

Desventajas

Altos costes

Esa fidelidad y compromiso, tiene un costo; la compra de equipos, la formación y el mantenimiento de los empleados deben ser pagados por la empresa.

A diferencia de la subcontratación, no se trata de un pago único, ya que intervienen seguros sociales y otros costes laborales a largo plazo.

Requiere de mucho tiempo

El proceso de búsqueda y selección del equipo de trabajo es largo. Y no se acaba con la contratación. Es ahí cuando empiezan las tareas de formación, las reuniones, el establecimiento de objetivos,…

Sin un equipo base, el proceso de contratación puede llegar a ser muy costoso.

Además, si es necesario que el trabajo se haga presencialmente, se limita el alcance de los candidatos, a los que están dispuestos a trabajar en esa localización.

El trabajo con especialistas externos para soluciones a medida

La subcontratación es una alternativa viable al desarrollo interno, ya que en ocasiones es más efectivo asociarse con proveedores externos, que son los más especializados en su área.

Aquí la clave es definir bien el proyecto, que sea entendible la parte de negocio, para que los desarrolladores encuentran las formas de facilitar a los usuarios, el uso del sistema de gestión.

Ventajas del outsourcing

Alcance y Velocidad de ejecución

La mayor ventaja de trabajar con un proveedor, es la capacidad de escalar su equipo, hacia arriba o hacia abajo. Se adapta a las necesidades del cliente más rápidamente y para la empresa no supone un proceso de contrataciones ni despidos.

Cashflow mejorado

Cuando se contrata a personas internamente, se paga a fin de mes, todos los meses. Cuando existe una situación financiera difícil, esto se convierte en un problema.

Con una empresa externa, se pueden negociar las fechas de pago si lo necesita.

Recorre de costes

Con la subcontratación, no hay que preocuparse por proporcionar espacios de trabajo o recursos materiales ni técnicos. Además, solo se paga cuando se necesitan y se pueden renegociar condiciones.

Mayor eficiencia

Dado que se busca a alguien especializado en un área determinada, no habrá pérdida de tiempo en formación técnica.

Los expertos contratados podrán comenzar a trabajar en su proyecto casi de inmediato, tras la capacitación relacionada con los procesos de la empresa.

Variedad para elegir candidatos

Internet da acceso ilimitado a expertos en casi cualquier materia, con la experiencia requerida.

Además de empresas especializadas, hay modalidades de contratación tipo “freelance”, ya sea para desarrolladores, diseñadores gráficos o cualquier otro especialista.

Desventajas del outsourcing

Problemas de comunicación

La mayor parte de la comunicación con el equipo de outsourcing se realizará por correo electrónico, Slack o videollamadas, lo que no es tan fluido y cercano como el cara a cara.

Esto puede dar lugar a malentendidos, ya que es probable trabajar en un proyecto con personas que usan un lenguaje diferente, no solo en el ámbito del idioma.

Mayores riesgos en seguridad

Un acuerdo de confidencialidad es necesario para iniciar la subcontratación.

Es importante investigar a la empresa candidata antes de firmar cualquier contrato, ya que el riesgo de que se divulguen los secretos de su empresa es alto. Además, conviene revisar la clientela y las opiniones sobre el servicio, antes de iniciar la colaboración.

La misma plantilla no vale para todos

Con la subcontratación, se tiene mucho menos control sobre el proceso y el alcance de las soluciones que ofrece la empresa contratada.

Es posible que se contrate un nivel de servicio y que sea poco flexible a cambios, por lo que la personalización puede verse limitada.

Herramientas del mercado

Es la solución más cómoda y económica, al menos a corto plazo; si no se requiere personalización en los procesos y, además se colabora con otras empresas que usan la misma herramienta, es la opción adecuada.

En ocasiones se da más importancia a qué software usan la mayoría de las empresas que participan en una MLS inmobiliaria, que la las funcionalidades y capacidades del sistema.

La desventaja principal es que no es tu solución, es una solución del mercado, a la que es complicado acceder para ajustar a tu procedimiento, ya que los cambios solo se realizan si hay una número alto de solicitudes.

La pregunta clave que hay que hacer, para valorar si es una solución adecuada a las necesidades de negocio y al entorno geográfico, político y económico, es:

¿La solución ss capaz de manejar las complejidades de diferentes entornos regulatorios y procesos legales?

Ventajas

  • Es más barato que los desarrollos in-house o subcontratados.
  • Contiene funcionalidad probada. Tiene múltiples usuarios, por lo que los problemas iniciales a menudo se resuelven antes de que comencemos a trabajar con él nosotros mismos.
  • Hay actualizaciones periódicas, nuevos lanzamientos con mejoras y adiciones. A un costo relativamente bajo. Con las soluciones SaaS, estas actualizaciones en sí mismas están incluidas.
  • A menudo son flexibles y podemos activar y desactivar la funcionalidad con una configuración relativamente simple. No hay necesidad de un técnico para hacer esto. El conocimiento del diseño está generalmente disponible.
  • La documentación del usuario y los cursos de formación ya están disponibles.
  • Hay mucha información sobre el software.
  • Se dispone de numerosas funcionalidades, incorporadas para atender u un gran número de empresas.
  • Es posible intercambiar conocimientos sobre el software con otros usuarios/organizaciones.
  • La continuidad del software a menudo está garantizada por un período de tiempo más largo.

Desventajas

  • Cuando la personalización se hace a la medida, para respaldar el proceso comercial al 100 %, el software estándar a menudo contiene una gran cantidad de funciones que muchos clientes no utilizan.
  • No siempre es posible agregar funciones específicas de la empresa.
  • Al contactar con el proveedor, somos uno de los muchos usuarios que conoce. La flexibilidad para incluir adiciones en el software está determinada en parte por las necesidades de los otros usuarios. El impacto en la funcionalidad y la prioridad de los lanzamientos sigue siendo limitado.
  • Por lo general, tenemos que adaptar los procesos comerciales a la funcionalidad del software.
  • El software suele ser complejo debido a la funcionalidad que a menudo no se utiliza.
  • La funcionalidad disponible es un compromiso de lo que la mayoría de los usuarios necesitan y, por lo tanto, a menudo no es óptimo. Lo que el software no puede hacer, generalmente no se puede integrar. Como resultado, perdemos una posible ventaja sobre la competencia.
  • Las organizaciones deben instalar nuevas versiones. Con el tiempo, el soporte de un paquete a menudo caduca. La instalación de una nueva versión a menudo requiere mucho esfuerzo, mientras que por lo general solo produce un retorno limitado.

Necesidades de desarrollo para empresas inmobiliarias

Si necesitas evaluar la forma de desarrollar las soluciones tecnológicas para tu empresa, consulta a un proveedor especializado y con experiencia en tu sector:

César Villasante

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