Colaboración inmobiliaria: sistema de gestión compartida

En Afilia me solicitaron la redacción de un artículo para su primera revista en papel, que estuviera enfocado en el sistema de gestión que utilizan para colaborar entre los asociados y en la tecnología que se aplica al negocio inmobiliario.

La revista se puede ver en formato digital y el artículo es este:

Sistema de gestión para la colaboración inmobiliaria

Las inmobiliarias agrupadas en una asociación que trabajan con el sistema de exclusiva múltiple, cuentan con un programa específico para la colaboración organizada en línea: el sistema “Red de asociaciones inmobiliarias”, que permite la sincronización inmediata de datos entre distintas oficinas, realizar operaciones compartidas, todo en tiempo real. También es posible la colaboración entre distintas asociaciones y MLSs locales.

El sistema se compone de varios niveles de gestión, desde la gestión administrativa de registro de notas de encargo, pasando por la gestión de contactos y de clientes, de datos de propiedades inmobiliarias, tanto de cada oficina como del resto de inmobiliarias asociadas, de documentos compartidos de la Asociación…

La información se extrae en cualquier momento en forma de Informes de gestión, que muestran listados de propiedades activas, vendidas, las visitas realizadas,.. De esta manera se obtienen datos como el precio medio de venta de un piso, la demanda real en una zona, etc.

Un aspecto relevante es que el sistema se pueda conectar con otros soportes, mediante la exportación de datos, que consiste en la generación de datos para su publicación en las webs de las empresas asociadas y en soportes externos, como esta revista, catálogos y portales inmobiliarios. Se utiliza un modelo de datos con especificaciones homogéneas, formalizado en un fichero XML, que se define como un estándar de datos inmobiliarios.

En cuanto a la implantación, se tiene en cuenta la normativa de la región en la que desarrollan su actividad principal las empresas de la Asociación.

VENTAJAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Facilitador: se adapta a las indicaciones de la normativa y reglamento de la Asociación para que todos los participantes trabajan de una forma organizada y colaborativa.

Comunicación: instantánea entre los participantes y con los proveedores y clientes, mediante publicación de datos en la web y con mensajería por correo electrónico y mensajes sms.

Centralizado: las distintas herramientas que componen el sistema de gestión avanzado están preparadas para usarse desde un mismo interfaz, facilitando la tarea de registro y de consulta de datos. Se cruzan los datos para poder tener una visión más global de la empresa y de la Asociación que agrupa a los participantes.

Homogeneidad: los datos que se registran se procesan de forma homogénea para que puedan ser tratados de forma sencilla y que se pueden distribuir a otros soportes.

Escalable: permite ir añadiendo módulos de gestión según las necesidades detectadas por los participantes, asi como nuevas funcionalidades propuestas por el proveedor.

Implementable: en varios equipos informáticos que pueden trabajar simultáneamente, al ser un programa online que sólo requiere de un navegador y de conexión a internet.

Accesible: desde diferentes entornos y soportes, incluidas PDAs y dispositivos móviles.

Seguro: se realizan copias de seguridad de los datos a diario, mediante backups en servidores seguros, recuperables en cualquier momento.

Testado: Es un sistema que se ha implementado en varias asociaciones, del sector inmobiliario, en distintas regiones de España.

 

MÓDULOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Gestión de Producto (Inmuebles)

● Programa de gestión de propiedades inmobiliarias, que registra los datos facilitados por los proveedores (cliente vendedor).

● Se gestionan las transacciones que pueden realizarse sobre cada inmueble, indicando en todo momento la fecha en la que se realizan, los datos de cliente comprador, del cliente vendedor, de la agencia captadora y de la agencia vendedora (transacción compartida), así como datos relacionados con la administración: precio de venta, importe de la reserva, fecha de escrituras, entrega de llaves, etc.

● Se incluye el registro mediante geolocalización, para poder ubicar de manera exacta cada inmueble y vincular su situación con herramientas móviles y mapas interactivos.

● Cada día el sistema cruza la información de producto con las demandas, para avisar de nuevas coincidencias y permitir la comunicación de las mismas al cliente.

Gestión de Contactos y Clientes – CRM

● Gestión de contactos, permitiendo el registro de todas las acciones relacionadas con las personas definidas como contacto o posteriormente como cliente.

● Se realiza un seguimiento continuado de las acciones realizadas con los clientes, permitiendo categorizar la razón, origen y objeto de cada una de ellas.

Gestión de la Demanda – Investigación de mercado

● Permite analizar la situación de la demanda en el mercado inmobiliario de la zona en la que las empresas participantes desarrollan su actividad.

● Registra las necesidades de los clientes, centralizando la información pública para que pueda ser agregada y consultada, originando de esta manera un informe para la investigación del mercado, en la que se refleja qué están solicitando los clientes en cada momento y las tendencias, tanto del pasado como las que se prevén en el futuro.

Gestión Documental

● Utilidad que permite almacenar de forma colaborativa y organizada la información relacionada con la actividad de las empresas participantes, de tal manera que mediante los permisos necesarios, se puede acceder a dicha información y agregar nueva documentación, estableciendo las fechas de registro y las personas que han accedido o registrado cada operación.

● Los contratos entre la empresa y el cliente se guardan en el servidor de datos de forma segura, salvaguardando la Ley de Protección de Datos en vigor y siguiendo la normativa que establece la Asociación de Inmobiliarias.

Gestión de Contenidos Web – CMS

● El gestor de contenidos permite alimentar a las páginas de la intranet y de la extranet con información generada por el propio usuario, de tal forma que pueda guardar los datos y publicarlos de la forma deseada en la ubicación determinada.

● Se puede establecer qué información se publica en la web, eligiéndola desde un listado (ejemplo: inmuebles destacados en la web) o redactándola con un editor de texto (ejemplo: noticias de la Asociación)

Gestión de relaciones entre empresas de la Asociación

● Las Comunicaciones entre las empresas participantes se pueden realizar desde el propio programa de gestión.

● En cada hito en el que pueda haber colaboración entre empresas, se establecerá la forma de comunicación, manifestada mediante avisos por correo electrónico, mensajes sms o alertas visuales en la página de inicio del programa (ejemplo: avisos de visitas concertadas para ver un inmueble, entre una empresa captadora y una vendedora, o alertas relacionadas con nuevos inmuebles que se ajusten a una o varias demandas activas de la empresa)

Gestión de la información- Informes

● Toda la información almacenada en el programa de gestión se registra en tablas de bases de datos y se cruza para poder generar información enriquecida.

● Los informes se generan de forma automática y el usuario puede generar otros informes de forma selectiva.

● Los listados se pueden mostrar en pantalla o se pueden exportar a otros formatos, para poder gestionar la información con herramientas como hojas de cálculo.

● El proceso de elaboración es inmediato, por lo que se presenta como una herramienta para poder atender a los clientes e informarles en todo momento de la situación en la que se encuentra el inmueble que quieren vender o alquilar, en el caso del cliente vendedor, o de los inmuebles de los que ha manifestado su interés, en el caso del cliente comprador.

● Se presenta también como una herramienta encaminada a facilitar el análisis de datos y poder tomar decisiones , fundamentadas en cifras reales y en tendencias de mercado, lo que permite la definición de la estrategia de la empresa.

juntos podemos mas urbaniza

DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN EXTERNA

Página Web de la Asociación

● La extranet o página web es donde se centraliza la comunicación virtual de las entidades.

● La información registrada en el programa que el cliente quiera hacer pública, se mostrará en la web, de forma automática e inmediata, con los que la información siempre estará actualizada a través de las bases de datos del sistema.

● El gestor de contenidos permite la autogestión de la información que se publica en la web, permitiendo al usuario determinar qué y cuándo publicar.

Blog

● Como apoyo a la comunicación a través de la web, el blog es una herramienta de publicación de contenido ágil y que permite la colaboración entre los usuarios del sistema de gestión. Se vincula con la web y se complementa, permitiendo la creación de contenidos enriquecidos y que se indexan correctamente en los buscadores de internet.

Campañas de posicionamiento en buscadores SEO y SEM

● Tanto en la creación de la web como en la labor de seguimiento y mantenimiento de la misma, se siguen fundamentos de posicionamiento natural en buscadores (SEO), estableciéndose junto con el cliente las palabras claves principales a las que debe responder la web ante consultas de los internautas.

● Complementariamente, se pueden lanzar campañas de publicidad en buscadores (SEM), mediante la gestión de anuncios y palabras claves.

Reputación online

● Acompañamiento del cliente a la hora de crear y mantener perfiles públicos en redes sociales, buscar menciones en la red, responder positivamente a los comentarios relacionados con la Asociación, promover artículos y difundir su buena imagen en cualquier medio online.

CONSULTORÍA, ASESORAMIENTO, FORMACIÓN

● Una parte fundamental en la correcta implementación de la tecnología en la empresa, es la educación del usuario, para que el trabajo sobre la herramienta de gestión sea los más productivo posible.

● Se ha preparado un sistema formativo para atender a las necesidades de los usuarios y potenciar el uso de la herramienta, para mejorar el rendimiento en la actividad y sacar el máximo provecho al programa de gestión.

● Las sesiones formativas son presenciales y online; la ventaja de los cursos virtuales es la flexibilidad de horarios y la posibilidad de revisar contenidos, ya que son sesiones grabadas que se pueden recuperar en cualquier momento.

● Paralelamente, se aportan labores de consultoría para detectar mejoras del programa y para investigar el mercado al que se dirige el cliente, en busca de nuevas soluciones y alternativas tecnológicas.

● El asesoramiento se amplía al uso de Internet y a la comunicación de la empresa, siempre mediante herramientas innovadoras que agilicen las tareas.

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