Desde que en 1971 se envió el primer correo electrónico de la historia, las formas de comunicar en línea, entre dos o más personas, han ido perfeccionándose.
En la actualidad disponemos de diferentes métodos para comunicarnos, pero la esencia sigue siendo la misma: Queremos interactuar con otras personas, transmitir y/o recibir mensajes, conversar, establecer relaciones con personas que nos interesan.
El fondo sigue siendo el mismo, cambia ligeramente la forma.
Hay un proceso común en todas las herramientas que nos permiten comunicarnos; desde un correo electrónico, hasta un whatsapp.
Desde un envío de un boletín electrónico, hasta un actualización del perfil en Linkedin.
Desde un artículo en el blog hasta una publicación en Facebook.
Desde un tweet hasta un nuevo comunicado en tu web.
Desde un video subido al canal de Youtube hasta un anuncio contextual en la página de resultados de un buscador.
Tomando como herramienta primaria el correo electrónico, veamos como la planificación en la comunicación mantiene sus bases:
1- DESTINATARIOS ¿Con quien nos queremos comunicar? ¿A quien nos dirigimos?
Afortunadamente, todo programa de correo avisa al remitente, antes de mandar el mensaje, si no ha añadido ningún destinatario.
Pese a que es evidente que tenemos que saber a quien enviamos el mensaje, hay veces que nos olvidamos de indicarlo.
Eso no supone un problema cuando enviamos un mensaje a un destinatario concreto.
El problema es cuando queremos enviar un mensaje pero no tenemos claro a quien.
Cuando recibimos un correo, en el que estamos puestos en copia, pero el mensaje no nos interesa o no tiene que ver con nosotros, significa que el remitente no ha revisado bien quien pertenece a su audiencia.
Definir el público objetivo de cada uno de nuestros mensajes, es el primer paso que debemos dar.
Una vez reconocidos y segmentados, podremos enviarles el mismo mensaje, en el mismo momento, a todos ellos, sin miedo a que la información sea rechazada, siempre que sea un contenido pertinente a ese grupo de destinatarios.
Una mala selección, o peor, una no selección de destinatarios, deriva en una mala respuesta por su parte, en una baja tasa de apertura del mensaje.
2- ASUNTO ¿Qué promesa contenemos en el mensaje? ¿Cómo incentivamos que nos atiendan?
Es el título del mensaje, el resumen de aquello que queremos transmitir, el gancho para que nuestros destinatarios sigan adelante.
Recibimos decenas de correos diarios; sólo con un vistazo al título de cada correo, tomamos decisiones, como borrarlo, marcarlos como spam, archivarlo, etiquetarlo o incluso responderlo.
En cualquier medio, el título es el elemento que abre o cierra la puerta a seguir con la conversación.
Cuando recibes un correo sin asunto, ¿como decides si merece la pena abrirlo? ¿cómo puedes clasificarlo?
El título es lo suficientemente importante como para que dediquemos tiempo a confeccionar un buen resumen para nuestro mensaje, que contenga las palabras clave y que incite al destinatario a descubrir lo que quieres comunicar.
3- CUERPO DEL MENSAJE ¿Qué queremos comunicar?
PRESENTACIÓN: be polite!
No está de más saludar y presentarse; por mucho que nos conozcamos, no perdamos las buenas formas.
En esta primeras líneas, podemos desarrollar el propósito del mensaje, a modo de entradilla o segundo titular.
NUDO: la historia.
La forma de enganchar a la otra parte es ofreciéndole algo que necesita o desea.
Ese ofrecimiento puede mejorarse contando una historia, en la que se vea reflejado quien la reciba y conecte con sus emociones.
Una buena forma de motivar al lector, es contar la experiencia de otras personas que han contado contigo y con tus servicios, para conseguir sus objetivos.
La técnica del story telling, tiene estas 3 partes: Entretener, Educar y Beneficiar.
DESENLACE: la llamada a la Acción
Lo que pretendemos con el mensaje es que el destinatario realice una acción, bien sea responder, pulsar en el enlace que le proponemos, reenviar la información a otro contacto,..
Es bueno dejarlo claro, con indicaciones directas, sin miedo a usar reclamos, como botones de acción.
4- FIRMA ¿Cómo seguir en contacto? Formas de contactar
Para terminar, evitar que sea la conversación lo que termine.
Para ello, debemos permitir a la otra parte que continúe con ella en diferentes medios, más directos (teléfono) o que mantengan la distancia (mensajes directos que no requieran respuesta inmediata).
Un plan de comunicación online incorpora más procesos; en el ejemplo se ha utilizado el envío de un correo electrónico para identificar las fases.
Un proceso recomendado es el de la monitorización y medición de resultados; en el caso de los correos electrónicos, se pueden identificar las aperturas, los clicks a los enlaces del cuerpo del mensaje, el tiempo de respuesta, los problemas en la entrega,…
Especialista en Inbound y Estrategia Digital.
Director de Urbaniza Interactiva.
Redactor de Inmoblog.com
Ligado a la generación y posicionamiento de contenidos desde 1999, crea en 2000 la empresa Urbaniza Interactiva, enfocada en desarrollos online y en estrategia de marketing digital para el sector inmobiliario.
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